Quản lý thời gian làm việc ”khẩn” và ”quan trọng” theo ma trận Eisenhower

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp và Đức; có đóng góp to lớn cho sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DARPA), chương trình thăm dò không gian (NASA)và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế (Luật Năng lượng nguyên tử - Atomic Energy Act). Ngoài ra trong sự nghiệp của mình, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO và bằng cách nào đó, ông vẫn phân bổ được thời gian dành cho hai sở thích của mình: chơi golf và vẽ tranh sơn dầu. Câu hỏi đặt ra là Eisenhower đã phân bổ thời gian như thế nào để có thể làm được tất cả những công việc đó?

Câu trả lời chính là phương pháp mang tên ông: Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box.

Ma trận quản lý thời gian – Time management Matrix 

Cuộc sống tặng cho bạn, cũng như cho Helen Keller, Louis Pasteur, Michelangelo, Mẹ Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson và Albert Einstein, mỗi ngày 24 giờ như nhau”. Có lẽ chúng ta không thiếu thời gian, điều khiến chúng ta khác biệt trong việc đạt được hiệu quả trong công việc chính là cách chúng ta phân bố thời gian và sử dụng nó. Giả sử như cùng một lượng thời gian là 10 tiếng, chúng ta được phân làm 4 nhiệm vụ, thì người biết cách quản lý thời gian sẽ biết phân phối sao cho vừa làm được nhiều việc nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất.

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, người tạo ra phương pháp quản lý thời gian mang chính tên ông - Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box

Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ QUAN TRỌNG (IMPORTANT) chứ không phải vào những thứ KHẨN CẤP (URGENT). Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này cũng như để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ:

• VIỆC QUAN TRỌNG: là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với MỤC TIÊU (mang tính dài hạn) đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc. 
• VIỆC KHẨN CẤP: yêu cầu sự chú ý ngay tức thì và thường liên quan tới người khác (mục tiêu của người khác), chẳng hạn như gửi email, gọi điện, tin nhắn mới...

Nội dung phương pháp ma trận The Eisenhower Matrix

Để sử dụng nguyên tắc này, đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng.

Bước thứ hai là cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau 

1. Khẩn cấp và quan trọng - Important and Urgent (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp – Important and Not Urgent (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Urgent and Not Important (nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác).
4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng – Not Important and Not Urgent (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ).

P1 - Quan trọng và khẩn cấp

Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

1. Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng...
2. Đoán trước được thời điểm xảy ra: Lễ kỷ niệm của công ty, Các chương trình hội thảo, hội nghị với khách hàng
3. Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình....

Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P 2.

P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

P2 không yêu cầu làm ngay nhưng phải làm hết tất cả vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc...

Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1 => ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau.

P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn, chẳng hạn ai đó nhờ đi mua đồ khi đang làm việc, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè. Cách tốt nhất để giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt là ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói "không", kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện. Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

Tóm lại

• Đầu tiên ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu, bao gồm các việc tốn thời gian nhưng không quan trọng. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi điều gì cần làm đầu tiên.
• Hãy dành thời gian xem xét danh sách các nhiệm vụ của bạn và xác định chúng thuộc những mức độ ưu tiên nào bằng cách đặt ra những câu hỏi: Nhệm vụ có thời hạn không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ quan trọng. Thời hạn có sát không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ khẩn cấp. Đây có phải là nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ khác không? Nếu có, thì đó là nhiệm vụ quan trọng. Nhiệm vụ này liệu tôi có thể ủy nhiệm cho người khác không? Nếu có, thì đó không phải nhiệm vụ không quan trọng. Phải làm gì cho sự phát triển cá nhân của bản thân? Phải làm gì đối với sự phát triển sự nghiệp của bản thân?
• Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước.
• Có thể lập ma trận riêng cho từng ngày/tuần/tháng.
• Nếu đang làm việc Quan Trọng Không Khẩn Cấp (P2) có phát sinh việc Quan Trọng Khẩn Cấp (P1) --> ưu tiên hoàn thành (P1) trước sau đó giải quyết nốt (P2) chứ không để sang ngày hôm sau. 

Nếu không có khả năng tự tạo tool cho riêng mình thì có thể tải ứng dụng trên app vào điện thoại di động

Đừng để những người khác khiến bạn bị phân tán. Bạn là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc. Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu làm và cuối tùng là tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày.

Theo Vân Anh, quantrimang.com (dịch từ Mind Tools)

Xem thêm: Cách để sắp xếp các công việc ưu tiên