TỔ CHỨC SỰ KIỆN - Những bài học đúc kết sau Maison Year End Party 2022

Hồi hộp, lo lắng, phấn khích đến mất ngủ, quên ăn là có! Rất nhiều bài học mình đã rút ra trong hai sự kiện vừa diễn ra, được tổ chức tại TP.HCM (Ngày 9/1/2023) và Đà Nẵng (Ngày 11/1/2023), đó là:

1. Sức mạnh Tập thể & Các mối quan hệ

Tổ chức sự kiện nói chung là công việc vất vả, đòi hỏi sự góp sức của rất nhiều cá nhân, khả năng làm việc đội nhóm và tính liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban. Tùy quy mô và tính chất của từng sự kiện, số lượng người góp sức sẽ khác nhau, dù chúng ta có thuê agency chuyên nghiệp đến thế nào đi chăng nữa, đội ngũ nhân sự nội bộ vẫn phải góp sức, tham gia trọng yếu trong khâu hoạch địch, kiểm duyệt thông tin và điều phối nguồn lực liên quan. Người "Thuyền trưởng" tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng, vì chính họ là nhân vật không chỉ định ra con đường cho toàn team hướng về phía trước mà còn là nhân tố kết nối sức mạnh các nguồn lực với nhau để đảm bảo chương trình sẽ diễn ra thành công.

Với việc tổ chức Year End Party (YEP) cho doanh nghiệp, người thuyền trưởng phải có khả năng vận dụng nguồn lực từ nhiều phòng ban trong công ty. Như trường hợp của mình, sau sự kiện sinh nhật 20 năm thành lập #MaisonRMI thì đây chính là lần thứ hai, mình đảm nhận tổ chức một sự kiện mang tầm cỡ corp, cũng là lần đầu tiên mình đảm nhận tổ chức một sự kiện quy mô lớn, hoành tráng với nhiều tiết mục, nhân sự không chỉ tại HCM, mà còn từ các khu vực tỉnh thành khác như Vũng Tàu, Bình Dương, Biên Hòa, Xuân Khánh, Cà Mau, Nha Trang, Đà Nẵng, Hải Phòng, Hà Nội.

Với quy mô như Maison Year End Party 2022, mình nhận thấy ngoài team của mình ra, mình cần phải làm việc chặt chẽ với phòng HR vì đây chính là bộ phận có khả năng giúp mình kết nối các phòng ban khác với nhau một cách hiệu quả nhất. Cụ thể HR đã giúp mình kết nối với các phòng ban như IT (tạo app Lucky Draw), L&D (tạo form đề cử các tiết mục vinh danh, talent show, tổng hợp dữ liệu), Brand teams (tài trợ quà cho các tiết mục vinh danh và đăng ký Talent Show), E-com team (MC Dẫn chương trình), Leasing team (gởi thông báo về sớm cho các Malls), riêng HR team giúp rất nhiều trong việc điều phối nhân sự từ các tỉnh thành, đôn đốc các bạn gởi các tiết mục Talent Show về cho BTC duyệt và sắp xếp kịch bản chương trình.

Ngoài các thành viên/ nhân sự trong công ty, mình còn cần phải tìm kiếm các đối tác ngoài công ty giúp mình giải quyết các bài toán không thuộc chuyên môn của mình như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thức ăn, địa điểm. Dù là agency thuê ngoài hay nhà hàng, trung tâm tổ chức hội nghị, dù là họ đang cung cấp dịch vụ cho mình vì mình đang là khách hàng của họ thì mình vẫn cần phải tạo ra một mối quan hệ mà ở đó đôi bên cùng có lợi, đôi bên phải hiểu để san sẻ cho nhau những khó khăn hay rủi ro đột xuất trong quá trình thực hiện chương trình. Ví dụ mình có lỡ sai thiết kế hay gì, agency cũng hỗ trợ mình in lại last minutes trong khả năng mà không càm ràm hay gì hết. Mình không bao giờ sử dụng quyền lực "khách hàng là thượng đế" để áp đặt mà luôn dùng "sự thấu hiểu" và "đồng cảm" để các đối tác khi làm việc với mình có "sự sẻ chia" cùng mình nếu mình có lỡ gặp phải những tình huống "tiến thoái lưỡng nan" trong quá trình tổ chức sự kiện.

Tiền bạc thật sự không phải lúc nào cũng có sức mạnh tối thượng. 

Tổ chức dù bất cứ sự kiện nào, bạn không thể có được một chương trình chuyên nghiệp và giàu ý nghĩa nếu thiếu đi sự góp sức của một tập thể. Mình tin rằng, với một sự kiện tri ân nhân viên như YEP, nếu sự kiện có nhiều phòng ban góp sức, mọi người khi đến tham dự sẽ hạnh phúc và tự hào hơn vì biết mình chính là một phần góp vào sự thành công của sự kiện đó. Mình rất thích tham gia tổ chức những sự kiện chứa đựng nhiều ý nghĩa như thế.

2. Sức mạnh của Hoạch định

Mình nhớ rất rõ (vì có ghi chép đầy đủ), ngày đầu tiên chính thức lên kế hoạch tổ chức cho sự kiện này là vào ngày 25 tháng 10 năm 2022. Sở dĩ mình bắt tay hoạch định sớm là vì tính mình lo xa. Bản thân mình là đứa làm việc gì cũng đều có sự tính toán và hoạch định cẩn thận, đặc biệt tự biết thân biết phận kinh nghiệm non nớt nên rất biết điều và rất biết lắng nghe. Một khi mình đã nhận làm việc gì, chắc chắn mình sẽ quyết tâm làm cho tới, ít nhất là hết sức mình, có bao nhiêu chất xám và thời gian là cống hiến hết. Trước tiên là cho mình, sau là cho tập thể, cuối cùng mới là cho sếp.

Vì sao trước tiên lại là cho mình? Vì đây là cơ hội hiếm hoi không dễ gì có được nếu mình làm việc ở những công ty khác. Một công việc mình chưa từng làm không có nghĩa là mình không có khả năng làm. YEP đã diễn ra vào ngày 9/1/2023 nhận được khá nhiều phản hồi tích cực dù công tâm mà nói đâu đó vẫn còn những hạt sạn. Có rất nhiều bài học được mình đúc ra và cảm thấy bản thân mặc dù có tiềm năng nhưng vẫn cần phải phấn đấu hơn. Núi này cao còn có núi khác cao hơn.

Mình nghĩ sự thành công của mình phần lớn là do mình tự biết giới hạn và sức mạnh riêng, đồng thời áp dụng triệt để thế mạnh "kỹ năng hoạch định" và kỹ năng "quản trị" của bản thân vào tất cả các dự án mà mình nhận lời tham gia.

3. Sức mạnh của sự Ngăn nắp, Quy củ

Mình nghĩ mọi công việc đều nên có sự ngăn nắp, quy củ. Những công việc khối lượng lớn hay có tính phức tạp thì càng cần phải có sự ngăn nắp, quy củ. Ngăn nắp, quy củ là keywords dành cho các nhà "quản trị dự án" nói chung. Nếu không biết cách sắp xếp khoa học các file làm việc, khi cần giao việc, tìm kiếm hay trao đổi thông tin với đối tác, phòng ban, người quản lý sẽ cảm thấy rất bộn bề, thậm chí có cảm giác ngập ngụa và quá tải với khối lượng công việc được giao, khiến tinh thần mệt mỏi, kiệt quệ, tệ hơn là cảm giác tiêu cực, lo sợ, bất an.

Với dự án YEP, mình có hẳn một folder khổng lồ chứa đựng rất nhiều folder con và mỗi folder con mình đều cẩn thận đặt tên sao cho mọi thành viên trong BTC, khi cần tìm kiếm thông tin họ sẽ rất dễ dàng truy cập và ít đặt ra những câu hỏi thừa cho mình là Trưởng Ban Tổ Chức. Với mình, tất cả các file công việc mình đều lưu trữ trên google drive. Mình làm gì cũng đều nghĩ tới tính tiện lợi cho nhiều người, bao gồm cả mình. Mình rất không thích cụm từ "phụ thuộc" hay "lệ thuộc". Mình không thích "phụ thuộc" bất kỳ ai cũng như không thích bất kỳ ai "lệ thuộc" mình. Khi không có laptop công ty hay không ở trên văn phòng, mình vẫn muốn mình hay bất kể ai đều có thể truy cập dữ liệu công việc mình/họ cần. Ngoài ra, mình còn muốn tập kết mọi dữ liệu vào một nơi để mọi người ít phải lan man tìm kiếm vất vả nữa. Ngoài keywords "ngăn nắp" hay "quy củ" ra, "ALL IN ONE" cũng là một trong những keywords mình yêu thích.

4. Sức mạnh của Tài chính

Không thể phủ nhận nếu BTC có ngân sách mạnh thì họ làm được nhiều thứ lắm. Quy Mô Lớn đồng nghĩa với tài chính lớn, mà tài chính lớn thì có khả năng làm được nhiều thứ hơn. Cho nên một sự kiện có Quy Mô Lớn không đến nỗi quá đáng sợ, chỉ trừ khi ngân sách công ty quá eo hẹp thì Quy Mô Lớn sẽ là một bài toán khó, thậm chí là một thách thức ám ảnh. Khi có tài chính, việc quan trọng của BTC đó chính là, làm sao để phân bổ nguồn tiền này cho hợp lý để tạo ra một chương trình chỉn chu và thực sự có ý nghĩa. Tiền ít mà đòi hỏi nhiều thứ cũng rất khó cho BTC. Dù gì thì sự thành công của một chương trình sẽ tạo nên uy tín cho BTC trong các sự kiện tương lai. BTC dù muốn dù không cũng phải cố gắng làm tròn trách nhiệm với nguồn lực được giao. 

Là một nhân sự sinh sống và làm việc tại HCM, mình không tránh khỏi sự thiên vị khi tổ chức chương trình cho ba vùng miền. Thực tế quy mô tổ chức tại HCM to nhất, ngân sách nhiều nhất, áp lực cũng lớn nhất. Maison Year End Awards & Talent Show 2022 tại Đà Nẵng mặc dù quy mô nhỏ hơn Tp.HCM nhưng lại "có võ riêng". Lý do vì cùng là YEP của công ty nên suy cho cùng có rất nhiều thứ giúp team mình có thể điều phối từ xa, như thiết kế KV, thiết kế backdrop, thiết kế vouchers, thiết kế bằng khen, cúp vinh danh, màn hình sân khấu, agenda structure, xin tài trợ quà từ các nhãn hàng, v.v...

Điều quan trọng hơn cả là ở mỗi vùng miền đều có nhân sự cốt cán của công ty và họ làm việc cũng vô cùng có tâm, đã từng tổ chức nhiều YEP những năm trước đó mặc dù quy mô có nhỏ hơn vì công ty ngày một phát triển hơn.

Với Đà Nẵng, mình thấy các bạn nhân viên ở đây vô cùng dễ thương và nhiệt tình. Mỗi tiết mục Talent Show đều có sự đầu tư từ phục trang tới biên đạo, sôi nổi không kém HCM. Bạn Loan Leader ngoài Đà Nẵng rất được nhân viên ngoài đó yêu quý, hỗ trợ tối đa, vì thế khi mình ra công tác, mình chủ yếu đi lại một lần nữa agenda flow với Loan, bạn kỹ thuật lo âm thanh ánh sáng tại nhà hàng và chạy rehearsal với MC, cả dạy MC cách phát âm tiếng Anh các thương hiệu nhà Maison sao cho đúng nữa. Mình đã có một chuyến đi nhiều ý nghĩa và kỷ niệm đáng nhớ.

Maison YEP 2022 sắp sửa ghé qua điểm cầu cuối là Hà Nội và mình tin rằng team ngoài đó rồi cũng sẽ tổ chức thành công rực rỡ không thua kém khu vực Trung, Nam. Hy vọng khi mình chọn màu đỏ chủ đạo cho chương trình, mình sẽ được đón một năm mới 2023 rực rỡ và thành công hơn.

Với Maison YEP 2022, mình hạnh phúc với nguồn tài chính mà công ty của mình giao phó

5. Sức mạnh của Tinh thần trách nhiệm & Niềm tin

Tinh thần trách nhiệm song hành với chữ Tín. Mình rất thích làm việc với những ai xem trọng chữ Tín và danh dự của bản thân. Mình thích những ai "Nói được - Làm được". Và mình cũng chỉ thích giao việc cho những ai có thứ tinh thần trách nhiệm này, làm tới cùng với lời hứa của chính mình. Với những dự án lớn, nếu tập thể của bạn là những người vô trách nhiệm, bạn sẽ rất khó khăn khi lèo lái con thuyền về đến bến theo ý của mình.

Ngoài ra, một khi đã bắt tay làm điều gì, chúng ta cần phải có niềm tin "làm được". Nếu không có niềm tin "làm được", con người sẽ nỗ lực ít đi. Sự kém tự tin sẽ tạo ra những áp lực vô hình cùng vô số rủi ro không đáng có. Với niềm tin "Tôi làm được", bạn sẽ dốc hết mình cho công việc được giao, thậm chí tập trung cho chương trình đến quên ăn, quên nghỉ. Giả sử nếu bạn không tin bản thân làm được thật, tốt nhất bạn nên từ chối khi được đề nghị để khỏi ảnh hưởng tới tập thể về sau.

GiangGina [Một bài viết của Deargiang.com]

Xem thêm: Thay đổi kịch bản phút chót khi tổ sự kiện & Các sự cố ngoài ý muốn - PHẢI LÀM SAO?!