TỔ CHỨC SỰ KIỆN - Thay đổi kịch bản phút chót & Các sự cố ngoài ý muốn - PHẢI LÀM SAO?!

Trong dịp tổ chức Year End Awards & Talent Show 2022 được tổ chức tại TP. HCM (Ngày 9/1/2022) vừa qua, mình đã gặp một vài sự cố có thể kể ra như sau:

1. Thứ Hai sự kiện diễn ra, Thứ Năm tuần trước đó nhận được thông tin hai tiết mục Talent Show bị hủy! 

Hai tiết mục bị hủy là hai tiết mục khối văn phòng. Theo những người tiền nhiệm trong BTC YEP các năm trước, các tiết mục thực sự thường đến từ khối cửa hàng. Khi biết được cơ cấu đăng ký Talent Show của mình đề ra ban đầu có gì đó sai sai, ngay lập tức mình đã thay đổi chiến lược, tập trung kêu gọi sự tham gia của các bạn khối bán hàng. Tuy nhiên người tính không bằng trời tính, tới phút cuối cùng vẫn không tránh khỏi việc các tiết mục khối văn phòng bị hủy ngang. Thời điểm tiết mục bị hủy, kịch bản chương trình đã lên sẵn sàng khiến mình có một chút lo lắng. Lần đầu sắp xếp lại chương trình cứ thấy kịch bản bị lủng sai sai thế nào! Mất khoảng vài tiếng tối đó, mình không suy nghĩ được gì, quyết định nghỉ ngang đi làm việc khác. Nhưng sau đó, cũng ngay trong buổi tối hôm đó, mình đã gác tay lên trán, suy tư sửa lại kịch bản, sắp xếp lại thứ tự chương trình theo số lượng các tiết mục biểu diễn mới. Không đến nỗi nào, mình tự nhủ! 

Chiều ngày hôm sau, MC chương trình ra thông báo, có một bạn khác khối văn phòng xin đăng ký tiết mục thay thế tiết mục bị hủy trước. Ban đầu mình đã từ chối vì nghĩ nếu mình chấp nhận, đồng nghĩa với việc mình sẽ phải cặm cụi thay đổi kịch bản chương trình và thông báo lần nữa với các bên liên quan. Do MC thuyết phục là tiết mục này bạn mới tha thiết muốn tham gia, thêm nữa khối văn phòng đang thiếu tiết mục đại diện, cuối cùng mình đã đồng ý! Mình muốn thể hiện sự trân trọng với những đóng góp của mọi người cho một YEP vì mọi người, dành cho tất cả mọi người.

Việc mình đã làm: Là lắng nghe. Là chịu khó tốn thêm chút thời gian sắp xếp lại kịch bản và các file liên quan. Chịu khó báo lại thêm lần nữa về sự thay đổi kịch bản trong chương trình cho các bên liên quan. Do mình làm việc trên zalo group nên việc thông báo rất tiện lợi và mang tính tức thời. Mình luôn luôn cập nhật thông tin cho mọi người trong BTC ở chế độ Realtime: công bằng & minh bạch!

2. Không sắp xếp được thời gian rehearsal chay với các tiết mục Talent Show như dự tính ban đầu!

Việc rehearsal trước sự kiện là cần thiết, đặc biệt với các chương trình lớn. Trong bảng hoạch định của mình có yêu cầu các bạn tham gia Talent Show gặp mình một buổi tổng duyệt chay không sân khấu trước ngày sự kiện diễn ra nhưng mình không làm được! Lý do chính là bởi văn phòng mình không có không gian đủ lớn cho việc tổng duyệt các tiết mục văn nghệ và nơi diễn ra sự kiện cũng không sắp xếp được thời gian cho mình mượn địa điểm để mình thực hiện điều này.

Việc mình đã làm: Các bạn tham dự Talent Show chỉ phải gởi video cho mình tổng duyệt và chạy sân khấu bắt buộc vào buổi sáng cùng ngày, trước khi sự kiện diễn ra vào buổi tối hôm đó. Đối với BTC mà nói, Talent Show là một cuộc thi có chấm điểm và trao giải nên việc các tiết mục "cây nhà lá vườn" nếu không có sự hoàn hảo thì là điều hoàn toàn có thể chấp nhận!

3. Trong buổi sáng ngày diễn ra sự kiện, sếp thắc mắc yêu cầu in lại backdrop!

Có thể do sếp nhiều việc, hoặc do sếp có lý do khác nhưng thật đột ngột khi ngay trong buổi sáng đơn vị thi công đang set up backdrop, sếp lôi mình ra và bảo in lại vì trên backdrop xuất hiện một logo thương hiệu mà theo sếp là không được phép xuất hiện dù mình đã trao đổi với sếp thông tin không dưới một lần qua zalo lẫn email công việc. Khi bị sếp phàn nàn có ai mà không buồn phiền? Bị thay đổi last minutes ngay trong chính sự kiện quy mô lớn lần đầu tiên tổ chức, có ai mà không bị stress? Mình không ngoại lệ!

Dĩ nhiên mình không im lặng. Mình giải thích. OK, nếu sếp muốn thì mình cũng tìm cách hỏi đơn vị thi công xem có in lại kịp hay không. Đơn vị thi công cũng đã bật nút sẵn sàng hỗ trợ mình in lại nhưng mình bảo họ đợi mình thêm chút nữa để mình hỏi cho chính xác một lần cuối. Đồng thời mình cũng trực tiếp hỏi những nhân vật liên quan về cái logo thương hiệu kia, là thật ra có được phép xuất hiện hay không và câu trả lời là: "Được phép". Mình báo lại cho sếp! Sếp đành phải chấp nhận.

Việc mình đã làm: Giữ bình tĩnh. Giải thích với đơn vị thi công thay vì yêu cầu in lại ngay tức khắc. Sau đó tìm kiếm câu trả lời chính xác từ những nguồn khác uy tín hơn thay vì từ chính vị sếp trực tiếp của mình, người cũng không sở hữu một câu trả lời chính xác!

4. Vào buổi sáng rehearsal cùng ngày tổ chức sự kiện, sếp bắt thay đổi video dùng để chiếu trong buổi tối hôm đó!

Vâng, bạn không hề nghe nhầm! Để làm một cái video đâu thể tính đơn vị giờ, mà phải là nhiều ngày. Phải có thời gian để lên kịch bản, nội dung cho nó rồi sau đó mới đưa video editor dựng lại rồi chỉnh sửa, hoàn thiện. Kế hoạch ban đầu là một video khác, một video đã được làm nhiều tháng trước đó cho một sự kiện khác nhưng hoàn toàn có thể tái sử dụng cho sự kiện cuối năm và trong nhiều cuộc họp với BTC có sếp tham dự, mình cũng đã trình bày ý định này nhiều lần, chỉ edit lại cho hợp theme YEP và hoàn toàn không thấy sếp nhận xét hay góp ý gì về điểm này! Buổi tối cuối tuần mình có nhận được một video từ một bạn khác sếp nhờ hoàn toàn không nói cho mình từ trước, tuy nhiên video đó đối với mình (theo quan điểm cá nhân) thiếu nội dung và không tình cảm bằng video mình và team inhouse đã dựng nên ok chiều ý sếp mình cũng sẽ nhét nó vào chương trình, tuy nhiên mình quyết định chỉ play ngoài sảnh cho mọi người thưởng thức trong lúc chờ khai tiệc.

Sáng hôm đó, vì muốn tham dự rehearsal nhưng không sắp xếp được thời gian nên sếp đến khá trễ. Khoảng 10:30 am sếp mới xuất hiện, chủ yếu kiểm tra xem mình chuẩn bị thế nào, có ổn hay không. Ngoài cái backdrop như mình trình bày ở trên, khi thấy video trình chiếu trong sự kiện không đúng ý sếp, sếp ngay lập tức tỏ thái độ! Tất nhiên mình không im lặng. Mình giải thích. Mình biết mọi việc mình làm đều có sự hoạch định, báo cáo đầy đủ vì mình luôn cảnh giác sẽ có lúc phải đối mặt với tình huống bị quy trách nhiệm như thế này. 

Việc mình đã làm: Sau khi giải thích cho sếp hiểu, mình nói sếp mình sẽ trình chiếu bất kỳ video nào sếp chỉ định, chỉ cần sếp đưa cho mình cái video hoàn thiện cuối cùng mà sếp muốn còn bây giờ mình không có thời gian để làm lại, và cũng không thể dành thời gian để làm lại vì mình đang chạy tổng duyệt chương trình. Sếp đồng ý. (Giả sử sếp không có một video khác thay thế, mình vẫn sẽ sử dụng kế hoạch cũ. Mình có tận hai cái videos sếp không duyệt: một video cũ và một video mới; hoặc cùng lắm thì mình bỏ hẳn không chiếu cái video đó mà thôi)

5. Trong lúc trình chiếu video tại sự kiện, video bị lỗi tự động tua lại từ đầu!

Sếp có một buổi chiều để sản xuất, chỉnh sửa một cái video để đưa cho mình trình chiếu vào buổi tối ngày hôm đó. Khoảng 6pm, sau khi mình nhắn tin hỏi sếp khá nhiều lần về vấn đề video này, sếp đưa mình một đường link trong đó có video mới nhất mà sếp bảo mình sử dụng trong chương trình. Chỉ còn 1 tiếng nữa là tới giờ khai mạc nên mình đưa ngay cho team kỹ thuật. Lúc đó toàn bộ khán phòng đang bật nhạc welcome khách mời nên mình không thể xem hoặc nghe trước video sếp mới gởi tức thì. Mình đặt vào niềm tin ở sếp và cũng cho rằng, thời điểm này dù mình có không ưng video mới ở điểm nào thì cũng phải chấp nhận! Thật xui là trong quá trình video trình chiếu, sau khi play được hơn phân nửa thời lượng, video bị lỗi tự động tua lại từ đầu! Sếp lật đật từ bàn BOD đi nhanh xuống dưới khu vực kỹ thuật càm ràm trách mình, tại sao không kiểm tra trước!

Số lượng ban đầu HR thông báo cho mình bị dư 9 bàn so với thực tế trước một tuần gởi final confirm với bên nhà hàng. Hồi đầu mình lại cứ tưởng bị thiếu, đang lo sợ ngân sách công ty lần này cho sự kiện sẽ bị thâm hụt, tuy nhiên sau đó mình phải đối phó với một tình huống mới, làm sao để có thể thuyết phục nhà hàng cho mình giảm bàn nhưng vẫn không phải bồi thường thiệt hai do làm sai cam kết hợp đồng. 

Việc mình đã làm: Trình bày đây là tình huống không hề mong muốn với bên nhà hàng để tìm kiếm sự thông cảm. May mắn là bạn ấy thấu hiểu mình, tìm mọi cách thuyết phục ngược trở lại sếp của bạn ấy và kết quả là công ty mình không phải bồi thường vì làm sai cam kết hợp đồng. Mình cũng phải kiên nhẫn để bạn ấy mất mấy ngày thuyết phục sếp của bạn. Trước đó bạn ấy cũng đã giúp mình không thay đổi giá khi công ty mình muốn thay đổi lại 4/7 món ăn trong thực đơn chuẩn do nhà hàng cung cấp.

Tóm lại, mình thấy rằng, để hạn chế tối đa các sự cố thì:

• Hoạch định là khâu vô cùng quan trọng. Hoạch định bao gồm các phương án Backup dự trù rủi ro.
• Hoạch định càng kỹ, rủi ro càng ít. Hoặc nếu có rủi ro xảy ra, tâm lý đối phó với rủi ro cũng đã sẵn sàng!
• Xây dựng thần kinh thép. Bình tĩnh khi sự cố xảy ra. Bình tĩnh nhận định. Bình tĩnh đặt câu hỏi. Bình tĩnh tìm hướng giải quyết. Bởi việc xảy ra thì cũng xảy ra rồi. Việc xảy ra trước sau, sớm muộn sẽ phải xảy ra.
• Mất bình tĩnh có thể dẫn đến hệ lụy làm ảnh hưởng những phần khác của chương trình.
• Xây dựng các mối quan hệ thật chặt trên cơ sở tình thân, không chỉ dựa trên cơ sở tiền bạc, vật chất!

GiangGina [Một bài viết của Deargiang.com]

Xem thêm: Tổ chức sự kiện - Những bài học đúc kết được sau Maison Year End Party 2022