Chắc nhiều bạn đang băn khoăn và có cùng những câu hỏi như trên nhưng chưa biết câu trả lời như thế nào là đúng và hợp lý. Tất nhiên mỗi người sẽ có một quan điểm và cách nhìn nhận vấn đề riêng. Có thể đâu đó bạn cảm nhận được sự tương đồng trong cách suy nghĩ, hoặc có thể là không. Mối lương duyên trong công việc cũng như tính hiệu quả của mọi việc bạn làm dựa trên quan điểm và tư duy của bạn với đối tác. Để hiểu, cảm nhận và thuyết phục được họ cần thời gian, một chút lòng tin và một chút nhẫn nại. Trong khuôn khổ bài viết này, Giang muốn chủ quan thể hiện quan điểm cá nhân để trả lời cho các câu hỏi trên.

Thế nào là một quy trình làm việc bài bản?

Một quy trình bài bản là một quy trình rõ ràng. Một quy trình bài bản là một quy trình được tạo ra để áp dụng rộng rãi đối với nhiều đối tượng khác nhau trong một tổ chức đủ lớn có sự phức tạp với nhiều phòng ban và bộ phận khác nhau. Tạo một quy trình chuẩn giúp mọi người không giẫm chân lên nhau, hiểu việc của từng thành viên, giao việc đúng người dựa trên khả năng, rõ ràng trong vấn đề quyền hạn và trách nhiệm công việc để có thể quy trách nhiệm, thưởng phạt công minh. Quy trình làm việc nên xác lập từ đầu khi công ty mới thành lập hoặc  thay đổi và cải thiện theo từng giai đoạn dựa trên tình hình thực tế phát sinh. Có thể trong giai đoạn đầu khi công việc ít phức tạp và quy mô nhỏ thì từ bước A có thể nhảy ngay qua bước C hoặc thậm chí bước D, nhưng khi sự phức tạp tăng lên, bắt buộc quy trình làm việc phải từ A qua B qua C rồi mới tới D. Quá trình chuyển đổi ít nhiều có sự khủng hoảng.

Ta có nguyên lý: thành công của một người/ một tổ chức chưa chắc đem áp dụng được và cho ra thành công tương tự với một người/ một tổ chức khác. Vì căn bản là nền tảng nguồn lực, con người, văn hóa công ty và người điều hành của tổ chức ở mỗi nơi mỗi khác, chưa kể đường hướng phát triển, ngành nghề kinh doanh, đối tượng khách hàng và văn hóa làm việc của mỗi khách hàng đều khác nhau. Vì thế một quy trình gọi là bài bản chỉ mang tính tương đối. Để cụ thể hóa sự bài bản đó là như thế nào thì người lập quy trình phải tham gia môi trường tổ chức đó, nghiên cứu và phân tích những điểm mạnh yếu rồi từ đó mới có thể đề xuất phương án cải thiện cụ thể. Nếu không, tất cả mọi sự chỉ là chung chung và bạn có thể google đọc được rất nhiều tài liệu liên quan như bài viết này của tôi.

Một quy trình chung cho một dự án mà bạn có thể đọc trong hầu hết các quyển sách từ bậc đại học cho tới bậc thạc sĩ

Trong công việc có cần một quy trình làm việc bài bản hay không?

Câu trả lời là có. Tôi thích được làm việc trong một công ty hay tổ chức có một quy trình làm việc rõ ràng. Khi đó tôi biết trách nhiệm công việc của tôi là gì, quyền hạn tới đâu. Khi bạn phân công rõ nhiệm vụ và quyền hạn cho một đối tượng tức là bạn thể hiện sự tôn trọng với đối tượng đó.  Và bạn nên tuân thủ sự tôn trọng đó một cách nghiêm túc. Mọi sự có thể thay đổi nếu trong quá trình hợp tác bạn nhận ra việc phải thay đổi một số điểm trong bản thỏa thuận công việc ban đầu. Bạn có thể trao đổi thẳng thắn với đối tượng đó, tuy nhiên để đàm phán sự thay đổi này, bạn cũng cần cho đối phương một khoảng thời gian đủ dài để chứng tỏ và thuyết phục sự thay đổi này là cần thiết. Quy trình làm việc rõ ràng còn giúp hạn chế các mâu thuẫn và xung đột khi gặp tình huống khó. Để tạo ra được một quy trình bài bản và quan trọng hơn là việc tuân thủ nghiêm túc quy trình bạn đã tạo ra sẽ giúp cho quy trình làm việc ấy trở thành một nét văn hóa của công ty. 

Minh họa cho một quy trình rõ ràng

Làm thế nào để hệ thống hóa kiến thức và kinh nghiệm bạn có?

Thật khó để có thể hệ thống hóa hết chúng trong một file word nếu kiến thức của bạn là rộng lớn. Nếu muốn bạn vẫn có thể. Phương pháp cụ thể là cứ viết cả trăm trang trong cùng một văn bản với ghi chú mục lục và số trang rõ ràng. Thông minh hơn, bạn có thể chia nhỏ các kiến thức vào nhiều file khác nhau và đặt chúng trong những folder có những chủ đề khác nhau, giống như bạn sắp xếp các đầu sách trong một thư viện hay trong nhà sách để người mua có thể tìm ra ngay quyển sách với những chủ đề mà họ quan tâm. Hoặc như tôi, dùng deargiang.com để hệ thống hóa kiến thức cũng như mối quan tâm của tôi và phân loại chúng vào những menu tap thích hợp. Kiến thức càng cô đọng, càng súc tích hẳn sẽ nhận được nhiều sự đánh giá cao.

Nhưng để biến những kiến thức và kinh nghiệm cho một lĩnh vực cụ thể thành một quy trình bài bản thì cần nhiều yếu tố. Như tôi nói ở trên, để có thể tạo ra được một quy trình bài bản cho một công ty hay tổ chức nào đó, bạn phải tham gia vào tổ chức đó để quan sát, đánh giá rồi mới rút ra được kết luận. Và quy trình làm việc của mỗi công ty, hoặc nếu chi tiết hơn là mỗi dự án sẽ là duy nhất,  giống như mỗi con người chúng ta đều có một cá tính riêng biệt khác nhau và bạn càng không thể bắt chúng phải giống nhau. Cái bạn cần là chấp nhận sự thật và đơn giản hiểu rằng: Một quy trình bài bản là một quy trình rõ ràng. Chỉ đơn giản vậy thôi.

Làm thế nào để thuyết phục khách hàng?

Trước tiên, khách hàng là thượng đế. Bạn làm hết sức trong khả năng với vốn kiến thức và đội ngũ nhân sự bạn có. Ngược lại khách hàng phải chấp nhận những yêu cầu mà bạn đặt ra để giúp bạn hoàn thành mục tiêu cho họ. Giữa bạn và khách hàng là một mối quan hệ cộng hưởng đôi bên phải cùng có lợi và cùng thỏa mãn. Sự cần có nhau từ cả hai phía phải cân bằng. Để thuyết phục được đối phương: khách hàng thuyết phục bạn hoặc bạn thuyết phục khách hàng thì mỗi bên cần phải hiểu được tính logic và hợp lý trong mỗi đề xuất nếu có. Để có được tính logic và hợp lý, cả hai phải có chung kiến thức và kinh nghiệm về lĩnh vực đang thảo luận. Nếu kiến thức và kinh nghiệm của một trong hai bên yếu thế hơn bên kia khiến khả năng lèo lái đối phương theo ý mình muốn sẽ không có. Người nào càng có nhiều kinh nghiệm và kiến thức, cộng thêm khả năng diễn đạt tốt và biết lắng nghe, người đó sẽ ở thế trên.

Thứ hai, thuyết phục khách hàng hiệu quả nhất thông qua những con số cụ thể chứ không nói chung chung. Ví dụ chúng ta có kể tự tin cam kết một số KPI (sở dĩ "một số" bởi vì những gì chắc chắn mới nên cam kết, còn không nói chung chung vẫn hay hơn là cam kết mà không thực hiện được. Tuy nhiên vẫn nên có một vài KPI nào đó). Tuy nhiên ngay cả khi dùng những con số để thuyết phục khách hàng, chúng ta cũng cần phải lưu ý rằng khách hàng cũng muốn lắng nghe phương pháp triển khai khả thi từ chúng ta, và những phương pháp đó cũng phải dựa trên những kinh nghiệm cụ thể chúng ta đã từng làm trước đó.

Để thuyết phục khách hàng hiệu quả, chúng ta phải trải qua các bước tìm hiểu khách hàng cũng như lấy lòng khách hàng, như câu thành ngữ biết người biết ta trăm trận trăm thắng. Thuyết phục khách hàng ngoài lý ra còn có chữ tình, điều này luôn đúng trong mọi mối quan hệ. Nếu chúng ta không đạt được chữ tình, mọi sự chỉ lạnh tanh qua những con số. Bạn đạt được thì tôi hợp tác không thì thôi. Đây là một mối quan hệ không thể thương lượng và không thể thuyết phục. Take it or leave it?

Học cách thuyết phục khách hàng

Làm thế nào để có thể quản lý quỹ thời gian hiệu quả cho phép bạn làm nhiều việc một lúc? 

Bạn phải là một người sắp xếp thời gian biểu rất khoa học. Ai cũng phải trải qua giai đoạn ban đầu sắp xếp, làm quen và hoạch định công việc và khoảng thời gian này đôi lúc sẽ khiến bạn cảm thấy quá tải, tuy nhiên nếu bạn có thể vượt được qua giai đoạn này trong tháng thứ 2 hoặc sau 2 tháng, chúc mừng bạn, bạn hoàn toàn có thể làm tốt những công việc bạn đang làm. Nếu không bạn phải cân nhắc cắt giảm khối lượng công việc, tập trung vào những việc quan trọng nhất, bạn làm giỏi nhất và bạn được hưởng lợi nhiều nhất. 

Để quản lý quỹ thời gian hiệu quả, bạn có thể cậy nhờ một số phần mềm quản lý công việc như trello. Khi bạn liệt kê ra được khối lượng công việc cần hoàn thành trong một ngày, một tuần hoặc một tháng, bạn sẽ thấy dễ thở hơn rất nhiều. Lời khuyên là không nên biến cái đầu của bạn thành một chiếc vi tính hoạt động hết công suất 24/24. Hãy để chiếc máy vi tính thực của bạn hoặc chiếc điện thoại thông minh của bạn làm trợ lý cho bạn.

Ngoài ra việc dữ liệu hóa những tài liệu trong công việc một cách khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm quỹ thời gian cho việc tìm kiếm cũng như tăng tính hiệu quả công việc được giao. Khi bạn có một mục tiêu phải đạt cho bản thân, lúc đó bạn sẽ khám phá ra một số khả năng tiềm tàng.

Việc biết cách quản lý và sử dụng nhân lực cũng là một yếu tố cho phép bạn làm được nhiều việc cùng một lúc. Có khi nào bạn tự hỏi một giám đốc có thể quản lý 100 nhân viên? Vì anh ta biết tuyển nhân viên có khả năng, lành nghề, nói ít hiểu nhiều, đúng người đúng việc, trung thành và lâu dài. Tất cả mọi sự đều có giá. Bạn có chấp nhận được cái giá phải trả? Nếu không được mua bằng tiền, thì bạn sẽ phải trả bằng quỹ thời gian của chính bạn. Tuy nhiên vẫn là chưa chắc cách thứ hai bạn chọn hiệu quả hơn cách thứ nhất và tiết kiệm hơn cách thứ nhất. Vẫn là quan trọng bạn có chấp nhận mọi hậu quả có thể xảy ra của cả hai cách hay không?

Khi có nhiều công việc ta có nhiều phương pháp quản lý quỹ thời gian: phương pháp sử dụng mindmap, phương pháp liệt kê cái gì đến trước ghi ra trước và sắp xếp lại theo thứ tự ưu tiên có sự phân loại đề mục rõ ràng sử dụng công cụ Trello hoặc một phần mềm khác bạn quen sử dụng. Đơn giản hơn có thể ghi chú công việc cần làm thông qua một cuốn sổ tay.

Viết bởi gianggina

Xem thêm bài viết liên quan viết bởi gianggina

Cách lập bảng kế hoạch Kinh Doanh và Marketing từ A-Z