TOP những lưu ý cần ghi nhớ để TRÁNH BỊ HÀM OAN nơi công sở

Mỗi người chúng ta không ai có thể tránh khỏi những sai lầm đáng tiếc trong cuộc đời vì trải nghiệm không bao giờ là đủ nhiều để có thể lường trước tất cả các sự kiện bất khả kháng, trong công việc lẫn trong cuộc sống. Vậy thì làm sao để có thể giảm thiểu các rủi ro này, một là tự đúc kết kinh nghiệm, hai là quan sát và học hỏi trên chính kinh nghiệm của người khác.

Những trải nghiệm mà mình viết ra trong bài này, hy vọng sẽ giúp được các bạn trẻ phần nào những vấp ngã đầu tiên khi mới ra trường.

1. Luôn luôn trao đổi trong công việc bằng email hoặc tin nhắn:

Các bạn có thể trao đổi trực tiếp bằng miệng để công việc rõ ràng, tránh hiểu nhầm và thuận lợi trong việc diễn tả ý kiến cá nhân. Tuy nhiên, sau quá trình trao đổi bằng miệng (gặp gỡ/nói chuyện điện thoại) đã diễn ra, nhất thiết phải email tóm tắt. Nếu vì một lý do gì đó không email được cần phải gởi tin nhắn đến các bên liên quan để tránh trường hợp đồng nghiệp hoặc cấp trên “quên” và trách ngược “anh đã gởi thông tin cho tôi bao giờ” hay “tôi đã đồng ý việc này với anh lúc nào” bởi trí nhớ của con người luôn có hạn.

2. Luôn hỏi lại “đã đọc tin nhắn chưa để xác nhận thông tin:

Do công việc luôn bận rộn, rất nhiều người bỏ lỡ tin nhắn đến và không kịp đọc rồi tin nhắn bị trôi đi, Email cũng vậy. Vì vậy nhất thiết chúng ta không nên chủ quan suy đoán sau khi tin nhắn hoặc email đã được gởi thành công nhưng người nhận chưa kịp trả lời. Hãy chịu khó hỏi lại người bạn đã gởi tin nhắn hoặc email xem họ đã nhận được hay chưa. Chỉ khi họ xác nhận đã đọc hoặc nhận rồi, lúc đó bạn mới được phép phần nào đó an tâm là thông điệp của mình đã được truyền đi thành công.

3. Luôn email - cc sếp trực tiếp khi làm việc với các bên liên quan:

Việc làm này có hai ý nghĩa chính. Một: là để cho sếp thấy bạn đang làm việc, thông qua đó sếp cũng hiểu tiến độ công việc mà bạn đang làm. Hai: có tác dụng bảo vệ bạn trong những tình huống tương lai. Ví dụ như khi có bất trắc xảy ra, ít ra sếp bạn đã tham dự và hiểu vấn đề từ đầu, bạn sẽ hạn chế việc phải giải thích đầu đuôi lại cho sếp.

4. Cập nhật tiến độ công việc hàng ngày theo thời gian thực:

Việc cập nhật tiến độ công việc hàng ngày sẽ giúp bạn có khả năng gởi báo cáo cho sếp hay bất kỳ ai vào bất kỳ thời điểm nào được yêu cầu. Để có khả năng này, bạn có thể tạo sẵn các bản thu thập thông tin và format báo cáo. Đối với các trường thông tin chưa có dữ liệu, bạn có thể để trống và cập nhật sau. Khi áp dụng phương pháp cập nhật tiến độ theo thời gian thực, bạn sẽ hạn chế việc bỏ lỡ các dữ liệu quan trọng vì nếu để sau một tuần hoặc một tháng mới gom dữ liệu lại để làm báo cáo, việc thiếu sót cái này cái kia là điều không thể tránh khỏi. Ngoài ra, việc cập nhật thông tin hàng ngày cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức hơn so với việc đợi tới cuối tháng mới bắt tay vào tổng hợp dữ liệu.

5. Digital hóa các hình ảnh bằng link để dễ báo cáo:

Đối với các hình ảnh chụp được từ màn hình laptop hay điện thoại, ví dụ như ảnh KOL đăng story, hãy tổng hợp chúng lại và dán vào file ppt rồi tải chúng lên google drive, sau đó dùng link google drive này gắn vào file báo cáo google sheet của bạn. Vì hình ảnh trên story chỉ xuất hiện trong vòng 24 tiếng nên nếu bạn không làm điều này, khi sếp cần hỏi bạn, bạn sẽ không có gì để trưng ra báo cáo cho sếp hết.

6. Tạo uy tín và giữ chữ tín trong công việc:

Việc tạo dựng hình ảnh đẹp trong mắt sếp và đồng nghiệp không đơn giản chỉ là ăn mặc chỉn chu và đi làm đúng giờ. Quan trọng hơn cả là bạn thực hiện được những điều bạn đã hứa hẹn, đặc biệt là về deadline. Có thể có những công việc bạn xem là không quan trọng, nhưng chỉ cần bạn thất hứa một lần, đối phương sẽ dần không còn tin tưởng giao việc cho bạn nữa. Tuyệt đối không nên hứa làm một việc mà thực tế không làm vì điều này khiến bạn trở thành một kẻ nói dối. Việc tạo uy tín đòi hỏi ở bạn quá trình xây dựng lòng tin, từ những điều nhỏ nhặt nhất, không những trong công việc mà còn cả trong cuộc sống.

7. Luôn đặt ra các deadline cho công việc của mình:

Trong công việc luôn cần deadline. Deadline có thể là do sếp đưa ra, hoặc do bạn tự đề xuất và thương lượng với sếp. Đối với các đối tác hoặc phòng ban khác mà bạn cần phải làm việc cùng nhau, hãy luôn hỏi họ chừng nào họ phản hồi lại được cho bạn. Bạn có thể đưa họ một cột mốc thời gian. Trong trường hợp đối phương cảm thấy không khả thi, hãy đề nghị họ đề xuất deadline mà họ mong muốn. Tuyệt đối tránh sự mơ hồ, không biết công việc này khi nào mới được làm xong. Nếu bạn không có deadline rõ ràng, sếp bạn sẽ không hài lòng đâu.

GiangGina [Một bài viết của Deargiang.com]